Etiqueta: teletrabalho

A gestão do tempo como aliada no teletrabalho

Quando o nosso dia-a-dia ainda era normal e podíamos viver livremente numa rotina preenchida por tarefas profissionais e pessoais, a gestão de tempo configurava-se já como uma questão desafiante para a maior parte das pessoas. “Eu não tenho tempo” costumava ser uma frase muito comum, usada como justificativo para não fazer aquilo que não podíamos – ou, às vezes, aquilo que não nos apetecia fazer naquele espaço de tempo. O corre-corre era, por vezes, literal. Corríamos para apanhar o transporte público, para chegar a tempo às reuniões agendadas ou para ir ao ginásio.

De repente tudo mudou, e um inimigo invisível e externo, completamente fora do nosso controlo, fez com que o mundo desacelerasse. No caso das empresas cuja atividade assim o permite, os seus colaboradores trabalham a partir de casa. Os que não podem parar, por sua vez, seguem na batalha do dia-a-dia, agora em ruas solitárias.

Para os que estão em casa, em teletrabalho (ou a viver a pausa inesperada e indesejada do mesmo), a gestão do tempo continua a desafiar. Enquanto muitos se queixam da falta de atividades para preencher o tempo, outros encontram-se agora, ironicamente, assoberbados pelas tarefas do dia-a-dia. Novamente. Os que têm filhos, neste momento, convivem com eles durante todo o dia, e veem-se no desafio de ocupar o seu tempo e discipliná-los a continuar a estudar, acompanhando as aulas virtuais. A vida não pode parar.

Como organizar-se numa realidade que sabemos que é temporária, para que ela seja mais proveitosa e consigamos vislumbrar o seu lado positivo? Deixamos aqui algumas recomendações que podem ajudar neste período:

  • Defina horários para as atividades

Separe horários para lazer, falar com amigos, estudar e descansar. O ideal é fazer as atividades sempre no mesmo horário (encontrar novas rotinas).

  • Mantenha os horários de dormir e das refeições

Isso ajuda a manter a imunidade e bons hábitos. Se possível, atribua um tempo para praticar também exercício físico.

  • Seja paciente

A rotina não se desenvolve do dia para a noite. O cérebro precisa de um tempo para se adaptar aos novos hábitos e não devemos pressionar-nos, uma vez que isso causa ansiedade e frustrações.

  • Faça a gestão das suas tarefas

Faça uma lista de tarefas no início do dia e enumere as prioridades. Termine o que começou a fazer.

Nós, na MY CHANGE, ajudamos as empresas e os seus colaboradores a gerir a mudança, seja nos momentos mais frutíferos ou nos de maior complexidade para o negócio. Estamos todos unidos em prol da prosperidade dos empreendedores e temos serviços adaptados a todos os setores e às necessidades de todos os segmentos de colaboradores. Sabemos que a disponibilidade para flexibilizar o modelo de trabalho das empresas e ajudar os seus colaboradores neste processo é essencial, para que todos trabalhem melhor e sejam muito mais felizes e realizados naquilo que fazem.

Digital: mais do que nunca, uma necessidade

Os tempos que vivemos são, sem dúvida, extraordinários. A COVID-19 veio impor às nossas vidas uma série de mudanças sem precedentes, para as quais não tivemos tempo de nos preparar. Se, normalmente, lidar com estas adaptações acarreta desafios, não tendo um plano prévio de como adaptar a vida a esta nova realidade torna tudo ainda mais incerto. A verdade é que tivemos que nos moldar em todos os contextos das nossas vidas, quer a nível pessoal quer profissional. Para alguns o confinamento, que fez reaprender a viver dentro de casa, para outros uma nova rotina no local de trabalho, com inúmeros cuidados que antes não existiam. Ambos implicam uma enorme flexibilidade a ser posta em prática.

Efetivamente, não foi apenas a nível individual que estas mudanças aconteceram. As nossas empresas tiveram também que se adaptar e reinventar, de modo a permitir uma transformação completa nas modalidades de trabalho. Neste momento, o desafio de redescobrir formas de trabalho, ferramentas, de adaptar postos de trabalho e de reinventar a comunicação é uma realidade que a maioria das empresas vive. A verdade é que esta transformação não seria possível sem uma adaptação digital das empresas, tendo estas que usar tecnologias novas, mais rápidas e eficientes para se manter em linha com o mercado.

Nestes tempos em que temos que viver à distância e, ainda assim, mais conectados que nunca, é importante apostar na comunicação. Tudo pode parecer mais fácil se pensarmos que em grandes empresas a maioria dos colaboradores tem acesso, por exemplo, a um telemóvel da empresa ou a um computador. Contudo isto não é regra, e se para empresas maiores a comunicação pode parecer simples, temos também que pensar que, em muitas pequenas empresas, estes meios não estão disponíveis para todos, o que requer um maior esforço para colocar todos em articulação, por exemplo partilhando documentação por e-mail com processos, planos e tarefas. Há ainda que considerar que mesmo tendo os mecanismos mencionados anteriormente, o alinhamento pode ser difícil de conseguir se não houver um bom plano de comunicação que ponha os colaboradores todos na mesma página. Assim, é importante apostar em plataformas como Zoom, Skype ou Google Meet para poder fazer reuniões que permitam alinhar os dias, as tarefas de cada um e o trabalho a ser desenvolvido. Apostar nestas meetings diárias pode ser a chave para conseguir agilizar processos à distância e colmatar a falta de presença física num escritório. Mais que isto, há que saber escolher plataformas, por exemplo, para assuntos mais rápidos a ser tratados entre duas pessoas o Slack é uma excelente opção. Usando estas ferramentas, é possível agilizar a comunicação interna e melhorar os fluxos de trabalho. Pensando no tema dos fluxos de trabalho, há tambem que reinventar muitos workflows, usar novas ferramentas, adaptar o local de trabalho, as horas trabalhadas, desenhar novos processos. Muitos dos processos passaram a ter que ser online. Exemplos simples como compras, faturação, comunicação com fornecedores passaram obrigatoriamente a ser digitalizados.

Desenganemo-nos se acreditamos que as mudanças ocorrem apenas no interior da empresa. Alinhar a comunicação interna e os processos é crucial, contudo não podemos esquecer uma peça fundamental desta equação – os clientes. Manter relações comerciais ativas é de extrema importância nesta altura. Cultivar novas relações, com olhos no futuro, bem como manter as que já temos pode fazer a diferença entre subsistir ou ter que fechar portas. É importante perceber como podemos comunicar à distância com clientes, quais as técnicas de comunicação que temos à disposição, como usar a inteligência emocional para gerar mais empatia na forma como se abordam clientes. Perceber o estilo de comunicação das pessoas com quem falamos pode ajudar-nos a perceber como temos de nos posicionar para fazer atividade comercial com qualidade neste tempo de desafios.

Na MY CHANGE sabemos que a adaptação à mudança é imperativa para o sucesso, e que quem sobrevive é aquele que melhor se adapta. Temos as ferramentas e a sensibilidade para perceber qual a realidade de cada empresa e para agir consoante as necessidades especificas. Transmitimos, através das nossas ações, ferramentas de comunicação que permitem alinhamento interno de processos, bem como manutenção de relações saudáveis com clientes. Estaremos, enquanto especialistas em Change Management, ao seu lado neste período de adaptação. Conte connosco!

A importância da nossa saúde (física e mental) em tempos de isolamento

Nos dias que vivemos, em que o isolamento social nos foi imposto para que em conjunto consigamos travar a propagação da COVID-19 e cuidar da comunidade, é importante focarmo-nos também em nós, de forma a garantir que mantemos a nossa saúde mental e física. Naturalmente, enquanto pessoas, temos necessidades de socialização e de ter rotinas, das quais neste momento estamos privados. A volta de 180 graus a que as nossas vidas foram expostas, bem como a preocupação com o futuro, podem levar-nos a sofrer uma quebra na nossa saúde mental, tendo que tomar algumas medidas para impedir que tal aconteça.

Efetivamente, muito se tem falado sobre as consequências físicas e psicológicas deste isolamento. Uma vez que vamos passar os próximos tempos em casa, é importante definirmos que este é o nosso “novo” espaço, organizando-o da melhor forma para criarmos algumas novas rotinas. Definir zonas na casa para que possamos ter rotinas em termos de horários, de treino para exercitar o corpo, um espaço para trabalhar que nos permita manter uma postura corporal correta, são algumas das dicas que podemos por em prática para manter o nosso corpo saudável. Mas e a nossa mente? A saúde psicológica é aquela que mais está em risco e cabe a nós procurar mecanismos para nos mantermos saudáveis e preparados para enfrentar a nova realidade. Sem dúvida que é fundamental criar estes hábitos, tirar o máximo proveito da tecnologia para manter o contacto social com familiares e amigos e encontrar ocupações. Contudo, isto não é suficiente para nos manter motivados a longo prazo. Algo que é também uma necessidade de todos prende-se com o sentimento de podermos crescer e aprender continuamente. Assim, mesmo em tempo de isolamento, e colocando em prática as dicas anteriores, é importante ter tempo para dedicar ao nosso desenvolvimento pessoal, dentro do nosso trabalho e da nossa organização, apostando por exemplo no coaching.

As alturas de mudança são por excelência alturas de desenvolvimento pessoal, quando sabemos abraçar as mesmas e responder adequadamente.  É no seio destas mudanças que podemos descobrir novas formas de organização de trabalho para o nosso dia a dia, novas formas de gerar conteúdo criativo para as nossas empresas e também formas de inovar dentro das nossas funções. Pegando neste último exemplo, muitas das nossas funções podem ser reinventadas, muitos métodos e processos podem ser adaptados para nos facilitar o trabalho e muitos destes vão ser muito úteis e aproveitados no futuro.

Esta é também uma altura de excelência para se apostar na capacitação. Há que garantir que as nossas pessoas têm a capacidade de se adaptar, há que dar formação para que seja mais fácil lidar com esta mudança nas suas vidas.  É um fator que pode ser decisivo no sucesso que vão continuar a ter no seu trabalho. Ensinar a preparar e a pôr a mudança em prática, capacitar para a inovação, ensinar novas formas de adaptação dentro do nosso trabalho/função, são peças chave para manter as pessoas motivadas e garantir foco nos resultados e sucesso da empresa.

A MY CHANGE reconhece a importância que o apoio de profissionais capacitados para lidar com mudanças pode ter num processo transitório de uma organização, sabendo que a forma como a mudança é encarada é um fator decisivo para o seu sucesso. É fundamental formar, apoiar, dar coaching e ferramentas para que todos nos possamos reinventar e continuar a crescer, sendo que isto fará também com que as nossas organizações cresçam no mesmo sentido. Com este propósito queremos estar ao seu lado para crescermos juntos!

O Papel da Liderança na Gestão da Crise

Numa altura em que o novo Corona Vírus (COVID-19) se instalou e toda a sociedade se está a adaptar a esta nova realidade, é normal que também nas empresas se tenham que fazer mudanças e adaptar processos. É tempo de implementar essas mudanças, sendo que para que tudo corra pelo melhor é necessário que haja uma preparação e que novas estratégias sejam delineadas. Conhecer a organização, perceber caso a caso o que cada empresa precisa e desenhar um plano de ação são algumas das tarefas que todos os administradores e líderes de empresas/equipas têm neste momento a seu cargo.

Efetivamente, os líderes têm um papel fundamental nestes momentos, primeiro porque têm a preocupação de manter todos os seus colaboradores, bem como o próprio espaço da empresa em segurança e depois porque precisam de garantir que os resultados continuam a aparecer, tendo que manter os dois pratos da balança em equilíbrio. Algumas decisões terão que ser tomadas, questões como “quando” e “quem” deve ficar em casa começam a surgir e é necessário pôr um plano de contingência em prática. Em alturas como as que estamos a atravessar, é necessário colocar diferentes cenários em perspetiva, sendo que quem está em cargos de liderança tem que assegurar que a empresa tem a flexibilidade necessária para continuar no ativo, num tempo de crise. Preparar a estrutura é fundamental para a adaptação às mudanças, maximizar a possibilidade de os colaboradores trabalharem remotamente, garantir que há políticas de segurança no que toca a viagens de trabalho ou suspensão das mesmas, gestão dos eventos da empresa tais como conferências ou reuniões com parceiros e revisão de políticas de benefícios são algumas das preocupações dos líderes neste momento.

Toda esta preparação e a consequente implementação dos novos métodos de trabalho são cruciais, contudo não podemos esquecer uma peça imperativa para que todos estes processos fluam da melhor forma – a comunicação. Quando uma mudança é implementada, a forma como esta é comunicada aos colaboradores é o fator chave para garantir alinhamento e aceitação face à mesma. Assim, os líderes têm, também, a seu cargo o papel de difundir ativamente esta mudança. Garantir que a comunicação interna está alinhada, ou seja, que há forma de todos os colaboradores terem acesso à informação estruturada que precisam para realizar bem o seu trabalho, de forma ágil e eficaz torna-se essencial.

Outro aspeto foca-se no papel dos líderes enquanto conselheiros e agentes que podem tranquilizar os colaboradores em alturas como esta. Instruir corretamente, garantir que a empresa tem acesso a informação fiável sobre a COVID-19 que poderá difundir de forma a que a sua comunidade de trabalhadores fique em segurança torna-se também importante.

Na MY CHANGE reconhecemos a importância que os líderes têm, bem como o reforço que esta tem em tempos de crise. Consideramos importante preparar estes mesmos líderes para que possam dar a cara e comunicar as mudanças a implementar na organização, que irão levar a mesma a manter-se viva, com colaboradores alinhados e a trabalhar em prol de um mesmo propósito. Ajudamos a capacitar líderes e a alinhar a comunicação interna, para que as informações cheguem da melhor forma a todos. Propomo-nos, então, a ser um parceiro de confiança na implementação e gestão da mudança que neste momento necessita de levar a cabo na sua organização!

Como viver em teletrabalho de forma produtiva?

Nos dias que vivemos, e desde que o novo Corona Vírus (COVID-19) foi categorizado como uma pandemia mundial, muitos cuidados têm vindo a ser tomados para proteger a população, e muitos esforços se têm alinhado em prol de adaptar a sociedade a viver de forma funcional nesta época, adaptando-se uma componente fundamental no dia a dia das pessoas – o trabalho. Muitas empresas optaram por uma modalidade de trabalho remoto, uma vez que a mesma permite às organizações continuarem a produzir resultados e, adicionalmente, manter ocupados os profissionais que estão em casa.

Esta é uma questão desafiante, pois o ser humano é um ser de hábitos e quebrar as nossas rotinas pessoais e profissionais pode-nos fazer pensar que iremos baixar a nossa produtividade e iremos perder alguma qualidade de vida. A chave para lidar com esta questão é a adaptação e flexibilidade à mudança que temos dentro de nós e, que se for trabalhada e colocada em prática, nos vai permitir manter o foco durante o isolamento social.

Enquanto profissional é importante manter hábitos para manter a produtividade e, enquanto líder, é importante garantir o foco das nossas pessoas, bem como o nosso próprio alinhamento com as mesmas. Deixamos, então, algumas dicas que podem ser relevantes para este período:

1 – Manter uma rotina pessoal: sabemos que em casa é muito fácil perder rotinas, contudo é importante fazer um esforço para manter hábitos e horários. Manter a nossa hora de exercício matinal, a hora das refeições e o hábito de nos vestirmos para trabalhar são algumas dicas para podermos ter uma rotina o mais aproximada da realidade que conhecemos.

2 – Fazer listas de tarefas: é importante traçarmos objetivos concretos do que queremos fazer, quer a nível profissional (organizando o nosso dia), quer a nível pessoal, onde podemos colocar uma hora para ver aquela série ou filme, uma hora para leitura, horas para cozinhar, entre outras atividades.

3 – Manter uma rotina de trabalho: podemos começar por identificar as horas nas quais somos mais produtivos, dividindo as nossas tarefas diárias com base nisso. Manter a pontualidade, horas de pausa, contacto com os colegas e criar um espaço distinto na casa como local de trabalho é também fundamental para que o trabalho corra pelo melhor.

4 – Apostar na socialização: manter contacto com colegas e chefias é fundamental, tanto para articulação do trabalho, como para sentirmos que continuamos a alimentar as nossas necessidades sociais. Felizmente estamos numa era tecnológica em que existem inúmeras ferramentas que nos permitem esta comunicação. Para reuniões, formações ou conversas informais podemos usar plataformas como o Zoom, Slack, Skype ou Hangouts, enquanto que para manter o tracking das tarefas e o alinhamento podemos usar ferramentas como o Trello ou Asana.

5 – Acolher as distrações e as diferenças no dia a dia: Em casa vamos, sem dúvida, estar expostos a distrações, por exemplo por termos filhos por perto. Há que ter a flexibilidade de as incorporar na nossa nova rotina, encontrando mecanismos de conciliação com o trabalho.

Acreditamos que, seguindo estas pequenas dicas, será possível que os profissionais em trabalho remoto se mantenham alinhados e, em conjunto, mantenham as empresas a funcionar, com bons resultados e olhos no futuro.

Na MY CHANGE, enquanto impulsionadores do crescimento e da mudança, acreditamos que é nos tempos em que somos desafiados, e nos quais somos expostos a situações com as quais não estamos familiarizados, que crescemos e mais nos desenvolvemos. Este crescimento aplica-se tanto a nível pessoal, como a nível organizacional. Mesmo em tempos de “crise” é possível dar a volta por cima.  Este é o tempo para as empresas se reinventarem e fortalecerem. Com todas as tecnologias mencionadas anteriormente é possível manter os profissionais em contacto, sendo até uma boa altura para apostar na qualificação das nossas pessoas, por exemplo através de formações e-learning, o que permite que as mesmas se sintam valorizadas e a crescer, mesmo num período no qual não têm a sua rotina usual.

É possível evoluir, pois estas novas formas de trabalho irão permitir que, no futuro, a qualidade de vida dos profissionais aumente pois poderão, por exemplo, aliar o trabalho remoto ao presencial. É também uma ótima altura para fortalecer a comunicação, quer interna, quer com clientes, apostando na tecnologia associada à empatia.

Todas estas mudanças implicam transformação da cultura organizacional e é importante sabermos tirar o maior proveito da mesma. Na MY CHANGE posicionamo-nos como parceiros que ajudam a transformar a cultura da empresa e fortalecer as relações. Capacitamos profissionais para estes se manterem na linha da frente e temos o compromisso de caminhar com os nossos clientes, sabendo personalizar as nossas intervenções, para que se alcancem os melhores resultados!