Os tempos que vivemos são, sem dúvida, extraordinários. A COVID-19 veio impor às nossas vidas uma série de mudanças sem precedentes, para as quais não tivemos tempo de nos preparar. Se, normalmente, lidar com estas adaptações acarreta desafios, não tendo um plano prévio de como adaptar a vida a esta nova realidade torna tudo ainda mais incerto. A verdade é que tivemos que nos moldar em todos os contextos das nossas vidas, quer a nível pessoal quer profissional. Para alguns o confinamento, que fez reaprender a viver dentro de casa, para outros uma nova rotina no local de trabalho, com inúmeros cuidados que antes não existiam. Ambos implicam uma enorme flexibilidade a ser posta em prática.
Efetivamente, não foi apenas a nível individual que estas mudanças aconteceram. As nossas empresas tiveram também que se adaptar e reinventar, de modo a permitir uma transformação completa nas modalidades de trabalho. Neste momento, o desafio de redescobrir formas de trabalho, ferramentas, de adaptar postos de trabalho e de reinventar a comunicação é uma realidade que a maioria das empresas vive. A verdade é que esta transformação não seria possível sem uma adaptação digital das empresas, tendo estas que usar tecnologias novas, mais rápidas e eficientes para se manter em linha com o mercado.
Nestes tempos em que temos que viver à distância e, ainda assim, mais conectados que nunca, é importante apostar na comunicação. Tudo pode parecer mais fácil se pensarmos que em grandes empresas a maioria dos colaboradores tem acesso, por exemplo, a um telemóvel da empresa ou a um computador. Contudo isto não é regra, e se para empresas maiores a comunicação pode parecer simples, temos também que pensar que, em muitas pequenas empresas, estes meios não estão disponíveis para todos, o que requer um maior esforço para colocar todos em articulação, por exemplo partilhando documentação por e-mail com processos, planos e tarefas. Há ainda que considerar que mesmo tendo os mecanismos mencionados anteriormente, o alinhamento pode ser difícil de conseguir se não houver um bom plano de comunicação que ponha os colaboradores todos na mesma página. Assim, é importante apostar em plataformas como Zoom, Skype ou Google Meet para poder fazer reuniões que permitam alinhar os dias, as tarefas de cada um e o trabalho a ser desenvolvido. Apostar nestas meetings diárias pode ser a chave para conseguir agilizar processos à distância e colmatar a falta de presença física num escritório. Mais que isto, há que saber escolher plataformas, por exemplo, para assuntos mais rápidos a ser tratados entre duas pessoas o Slack é uma excelente opção. Usando estas ferramentas, é possível agilizar a comunicação interna e melhorar os fluxos de trabalho. Pensando no tema dos fluxos de trabalho, há tambem que reinventar muitos workflows, usar novas ferramentas, adaptar o local de trabalho, as horas trabalhadas, desenhar novos processos. Muitos dos processos passaram a ter que ser online. Exemplos simples como compras, faturação, comunicação com fornecedores passaram obrigatoriamente a ser digitalizados.
Desenganemo-nos se acreditamos que as mudanças ocorrem apenas no interior da empresa. Alinhar a comunicação interna e os processos é crucial, contudo não podemos esquecer uma peça fundamental desta equação – os clientes. Manter relações comerciais ativas é de extrema importância nesta altura. Cultivar novas relações, com olhos no futuro, bem como manter as que já temos pode fazer a diferença entre subsistir ou ter que fechar portas. É importante perceber como podemos comunicar à distância com clientes, quais as técnicas de comunicação que temos à disposição, como usar a inteligência emocional para gerar mais empatia na forma como se abordam clientes. Perceber o estilo de comunicação das pessoas com quem falamos pode ajudar-nos a perceber como temos de nos posicionar para fazer atividade comercial com qualidade neste tempo de desafios.
Na MY CHANGE sabemos que a adaptação à mudança é imperativa para o sucesso, e que quem sobrevive é aquele que melhor se adapta. Temos as ferramentas e a sensibilidade para perceber qual a realidade de cada empresa e para agir consoante as necessidades especificas. Transmitimos, através das nossas ações, ferramentas de comunicação que permitem alinhamento interno de processos, bem como manutenção de relações saudáveis com clientes. Estaremos, enquanto especialistas em Change Management, ao seu lado neste período de adaptação. Conte connosco!
