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VISÃO: António Castro Freire, Deputy Chairman do Grupo Bensaude

Grupo Bensaude: experiência de 200 anos dá resposta aos novos desafios

Qual tem sido a estratégia do Grupo para lidar com os impactos da pandemia?

Enquanto entidade empresarial principalmente atuante na Região Autónoma dos Açores, o Grupo Bensaude tem enfrentado o momento atual com prudência e com uma atitude de solidariedade para com os seus trabalhadores, clientes e parceiros.
Antes mesmo de o Governo Regional dos Açores implementar a sua política de confinamento, foram imediatamente desenvolvidas medidas de proteção dos trabalhadores, intensificadas as ferramentas de comunicação internas (com informação detalhada sobre o COVID-19 e sobre o enquadramento das medidas internas introduzidas nesse âmbito) e preparados planos de contingência a tempo de estarem operacionais e testados pelos atores nas várias empresas envolvidas.
Iniciámos um briefing, atualizado 2 ou 3 vezes ao dia, com a descrição da situação epidemiológica regional, nacional e mundial. Interagimos, quase que diariamente, com o Governo regional dos Açores com o qual procedemos a uma troca sistemática de informação sobre os procedimentos por nós adotados e sobre as consequências económicas e sociais das medidas por este previstas e/ou deliberadas. Identificámos quais as maiores carências do Sistema Regional de saúde, tendo a nossa organização sido a primeira nos Açores a contribuir para reduzir as necessidades hospitalares, através da doação de ventiladores para os hospitais de Ponta Delgada, Angra do Heroísmo e Horta.
Quais foram as principais medidas do Grupo Bensaude? 

Enquanto Grupo económico com 200 anos de existência, pareceu-nos indispensável transmitir aos colaboradores confiança na organização e incentivar a sua abertura à mudança. Desenvolvemos ferramentas possibilitando a prática do teletrabalho de forma generalizada, optámos por colocar em regime de lay-off trabalhadores cuja atividade foi suspensa, antecipámos um projeto de vendas online e de entregas ao domicílio, introduzimos maior mobilidade (transitória) de trabalhadores entre empresas, antecipámos projetos cuja concretização fosse conciliável com o confinamento (desenvolvimento de sites informáticos, aceleração de obras em hotéis, introdução de novas ferramentas tecnológicas de apoio às novas práticas, nomeadamente ao teletrabalho).
O que destaca, na sua visão, para enfrentar – e comunicar – estes desafios?

A mobilização e a confiança dos colaboradores foram e são alicerces fundamentais da necessidade de adaptação ao momento atual e, quiçá, ao futuro. No CEO encontrámos inspiração, prudência, contacto e informação permanente com decisores políticos e empresariais no país e na região. No Diretor de Recursos Humanos análise rápida e ampla das políticas de manutenção dos postos de trabalho a par do diálogo com os trabalhadores mais prejudicados pela perda temporária das suas funções, na CFO estudo detalhado dos mecanismos financeiros, públicos e bancários principalmente, para reforço da tesouraria e maximização das disponibilidades, tendo em conta a incerteza que caracterizará o funcionamento da economia em geral em 2020 e 2021 e as suas repercussões sobre a economia insular. Nestes responsáveis de topo assenta a prudência da gestão. Na comunicação interna, transparente, abrangente e orientada para a proteção dos trabalhadores, reside, em boa parte, a confiança dos colaboradores. Nos demais gestores de topo, a adaptação das suas empresas e dos seus negócios, em velocidade acelerada.

E quais serão os próximos passos?
A revisão global dos investimentos e dos projetos aprovados para o período 2020 a 2022 encontra-se em curso. A esta se seguirá uma atualização da reflexão estratégica sobre os objetivos a médio prazo. O mote será o de proteger o presente e o futuro das empresas do Grupo Bensaude, acelerar a digitalização da organização, introduzir duravelmente, quando aconselhável, a prática do teletrabalho, permanecer atentos a novas oportunidades, dentro e fora da região em que o Grupo Bensaude opera.

A MY CHANGE tem como propósito apoiar processos de mudança na vertente das Pessoas e procura, neste momento único, partilhar a Visão dos que estão ao leme das organizações.
Agradecemos a contribuição de António Castro Freire e convidamos a ler as próximas.

De repente estamos todos em teletrabalho. E agora?

Os tempos que vivemos afastam-se do normal. Há um antes, um durante e haverá um depois Covid-19. Agimos (ou trabalhamos) como se tudo estivesse igual, pensando que conseguimos executar as mesmas tarefas, ao mesmo ritmo, no mesmo tempo. Mas tal como todos já sentimos, o contexto mudou. Para alguns trabalhar em casa é uma oportunidade para aumentar o foco, diminuir o número de distrações (e por isso ser mais produtivo) e estar mais confortável. Para outros, acarreta desafios adicionais como o afastamento social dos colegas, a gestão do tempo, as falhas técnicas das ferramentas que suportam o nosso trabalho e até a gestão da motivação.

Em torno do teletrabalho orbitam três temas-chave: tecnologia, espaço e relações.

A tecnologia traz consigo a beleza de nos permitir conectar com a família, amigos, colegas ou clientes que estão noutro lugar. É a forma de nos ligarmos e a ferramenta de trabalho de todos os que se encontram em teletrabalho. Mas também se pode revelar um desafio. O acesso fácil a tudo e todos, todos os dias, a toda hora pode criar demasiado ruído e não nos permitir mergulhar fundo no trabalho.

O espaço torna-se particularmente importante quando a nossa casa se transforma no escritório e, sem nos apercebermos, deixamos de conseguir detetar a diferença entre tempo pessoal e expetativas profissionais. De um dia para o outro, a secretária passa a estar na cozinha ou a sala de estar transforma-se no escritório. Com o escritório dentro de casa (e a impossibilidade de sair), torna-se mais difuso o tempo que é nosso e o tempo que é do trabalho. Torna-se mais difícil definir os limites.

Somos, todos, animais sociais. Muito do nosso trabalho é baseado em relações e o que o teletrabalho nos trouxe foi uma nova forma de nos relacionarmos. Vemo-nos e ouvimo-nos na tentativa de sentirmos o mesmo que sentiríamos se estivéssemos lado a lado. Usamos emojis para expressar as emoções que não passam através da escrita. Sorrimos para a nossa câmara sempre que o outro sorri para a câmara dele. É assim que tentamos criar e estreitar relações.

Mas este artigo serve de pouco se só expusermos os desafios e não partilharmos potenciais soluções. Por isso, a MY CHANGE sugere 10 boas práticas enquanto vivermos com o escritório dentro de casa e com os colegas e clientes dentro do computador:

  1. Crie um espaço de trabalho em casa e trabalhe sempre nesse espaço.
  2. Defina uma hora de início e uma hora de fim dos trabalhos (a hora de fim pode ser particularmente difícil de gerir, pois não temos que sair do escritório, mas não abdique dela).
  3. Deixe que os seus colegas e clientes saibam quando podem comunicar consigo (sabemos que a tecnologia toca todas as partes da nossa vida, mas isso não significa que temos que estar disponíveis 24/7)
  4. Pratique o “self-care”, tire tempo para si (medite, leia, faça exercício, cozinha, pinte, tome um banho relaxante, esteja em silêncio)
  5. Defina tempo para a família e amigos
  6. Tome as refeições sem interrupções (afaste o computador e o telemóvel nesses momentos)
  7. Recorde-se do que o energiza naquilo que faz todos os dias (pense no que o faz sentir orgulho na sua função)
  8. Procure interagir com as pessoas que beneficiam do seu trabalho (aumentará a sua motivação)
  9. Mude, intencionalmente, o cenário em sua casa (ao final do dia acenda uma vela, prepare uma bebida, coloque música e desfrute do momento)
  10. Não se esqueça que ao adotar esta práticas está a melhorar a sua experiência de teletrabalho, mas também está a contribuir para o bem-estar do que trabalham e vivem consigo.

As esferas tecnologia, espaço e relações representam desafios diários que vieram para ficar enquanto o mundo lá fora assim o exigir. A parte boa é que estamos a aprender, a mudar crenças e a reinventar-nos ao mesmo ritmo com que lidamos com os desafios. Estamos todos juntos nesta jornada. E será em conjunto que vamos ultrapassá-la. Quanto a nós, MY CHANGE, estaremos aqui, para si.

A gestão do tempo como aliada no teletrabalho

Quando o nosso dia-a-dia ainda era normal e podíamos viver livremente numa rotina preenchida por tarefas profissionais e pessoais, a gestão de tempo configurava-se já como uma questão desafiante para a maior parte das pessoas. “Eu não tenho tempo” costumava ser uma frase muito comum, usada como justificativo para não fazer aquilo que não podíamos – ou, às vezes, aquilo que não nos apetecia fazer naquele espaço de tempo. O corre-corre era, por vezes, literal. Corríamos para apanhar o transporte público, para chegar a tempo às reuniões agendadas ou para ir ao ginásio.

De repente tudo mudou, e um inimigo invisível e externo, completamente fora do nosso controlo, fez com que o mundo desacelerasse. No caso das empresas cuja atividade assim o permite, os seus colaboradores trabalham a partir de casa. Os que não podem parar, por sua vez, seguem na batalha do dia-a-dia, agora em ruas solitárias.

Para os que estão em casa, em teletrabalho (ou a viver a pausa inesperada e indesejada do mesmo), a gestão do tempo continua a desafiar. Enquanto muitos se queixam da falta de atividades para preencher o tempo, outros encontram-se agora, ironicamente, assoberbados pelas tarefas do dia-a-dia. Novamente. Os que têm filhos, neste momento, convivem com eles durante todo o dia, e veem-se no desafio de ocupar o seu tempo e discipliná-los a continuar a estudar, acompanhando as aulas virtuais. A vida não pode parar.

Como organizar-se numa realidade que sabemos que é temporária, para que ela seja mais proveitosa e consigamos vislumbrar o seu lado positivo? Deixamos aqui algumas recomendações que podem ajudar neste período:

  • Defina horários para as atividades

Separe horários para lazer, falar com amigos, estudar e descansar. O ideal é fazer as atividades sempre no mesmo horário (encontrar novas rotinas).

  • Mantenha os horários de dormir e das refeições

Isso ajuda a manter a imunidade e bons hábitos. Se possível, atribua um tempo para praticar também exercício físico.

  • Seja paciente

A rotina não se desenvolve do dia para a noite. O cérebro precisa de um tempo para se adaptar aos novos hábitos e não devemos pressionar-nos, uma vez que isso causa ansiedade e frustrações.

  • Faça a gestão das suas tarefas

Faça uma lista de tarefas no início do dia e enumere as prioridades. Termine o que começou a fazer.

Nós, na MY CHANGE, ajudamos as empresas e os seus colaboradores a gerir a mudança, seja nos momentos mais frutíferos ou nos de maior complexidade para o negócio. Estamos todos unidos em prol da prosperidade dos empreendedores e temos serviços adaptados a todos os setores e às necessidades de todos os segmentos de colaboradores. Sabemos que a disponibilidade para flexibilizar o modelo de trabalho das empresas e ajudar os seus colaboradores neste processo é essencial, para que todos trabalhem melhor e sejam muito mais felizes e realizados naquilo que fazem.

Digital: mais do que nunca, uma necessidade

Os tempos que vivemos são, sem dúvida, extraordinários. A COVID-19 veio impor às nossas vidas uma série de mudanças sem precedentes, para as quais não tivemos tempo de nos preparar. Se, normalmente, lidar com estas adaptações acarreta desafios, não tendo um plano prévio de como adaptar a vida a esta nova realidade torna tudo ainda mais incerto. A verdade é que tivemos que nos moldar em todos os contextos das nossas vidas, quer a nível pessoal quer profissional. Para alguns o confinamento, que fez reaprender a viver dentro de casa, para outros uma nova rotina no local de trabalho, com inúmeros cuidados que antes não existiam. Ambos implicam uma enorme flexibilidade a ser posta em prática.

Efetivamente, não foi apenas a nível individual que estas mudanças aconteceram. As nossas empresas tiveram também que se adaptar e reinventar, de modo a permitir uma transformação completa nas modalidades de trabalho. Neste momento, o desafio de redescobrir formas de trabalho, ferramentas, de adaptar postos de trabalho e de reinventar a comunicação é uma realidade que a maioria das empresas vive. A verdade é que esta transformação não seria possível sem uma adaptação digital das empresas, tendo estas que usar tecnologias novas, mais rápidas e eficientes para se manter em linha com o mercado.

Nestes tempos em que temos que viver à distância e, ainda assim, mais conectados que nunca, é importante apostar na comunicação. Tudo pode parecer mais fácil se pensarmos que em grandes empresas a maioria dos colaboradores tem acesso, por exemplo, a um telemóvel da empresa ou a um computador. Contudo isto não é regra, e se para empresas maiores a comunicação pode parecer simples, temos também que pensar que, em muitas pequenas empresas, estes meios não estão disponíveis para todos, o que requer um maior esforço para colocar todos em articulação, por exemplo partilhando documentação por e-mail com processos, planos e tarefas. Há ainda que considerar que mesmo tendo os mecanismos mencionados anteriormente, o alinhamento pode ser difícil de conseguir se não houver um bom plano de comunicação que ponha os colaboradores todos na mesma página. Assim, é importante apostar em plataformas como Zoom, Skype ou Google Meet para poder fazer reuniões que permitam alinhar os dias, as tarefas de cada um e o trabalho a ser desenvolvido. Apostar nestas meetings diárias pode ser a chave para conseguir agilizar processos à distância e colmatar a falta de presença física num escritório. Mais que isto, há que saber escolher plataformas, por exemplo, para assuntos mais rápidos a ser tratados entre duas pessoas o Slack é uma excelente opção. Usando estas ferramentas, é possível agilizar a comunicação interna e melhorar os fluxos de trabalho. Pensando no tema dos fluxos de trabalho, há tambem que reinventar muitos workflows, usar novas ferramentas, adaptar o local de trabalho, as horas trabalhadas, desenhar novos processos. Muitos dos processos passaram a ter que ser online. Exemplos simples como compras, faturação, comunicação com fornecedores passaram obrigatoriamente a ser digitalizados.

Desenganemo-nos se acreditamos que as mudanças ocorrem apenas no interior da empresa. Alinhar a comunicação interna e os processos é crucial, contudo não podemos esquecer uma peça fundamental desta equação – os clientes. Manter relações comerciais ativas é de extrema importância nesta altura. Cultivar novas relações, com olhos no futuro, bem como manter as que já temos pode fazer a diferença entre subsistir ou ter que fechar portas. É importante perceber como podemos comunicar à distância com clientes, quais as técnicas de comunicação que temos à disposição, como usar a inteligência emocional para gerar mais empatia na forma como se abordam clientes. Perceber o estilo de comunicação das pessoas com quem falamos pode ajudar-nos a perceber como temos de nos posicionar para fazer atividade comercial com qualidade neste tempo de desafios.

Na MY CHANGE sabemos que a adaptação à mudança é imperativa para o sucesso, e que quem sobrevive é aquele que melhor se adapta. Temos as ferramentas e a sensibilidade para perceber qual a realidade de cada empresa e para agir consoante as necessidades especificas. Transmitimos, através das nossas ações, ferramentas de comunicação que permitem alinhamento interno de processos, bem como manutenção de relações saudáveis com clientes. Estaremos, enquanto especialistas em Change Management, ao seu lado neste período de adaptação. Conte connosco!