Etiqueta: Comunicação

CARTA AO RESPONSÁVEL DE IT | APROXIMAR E SINCRONIZAR

Caro(a) Responsável de IT,

Vivemos a Indústria 4.0. Entre nós? Ainda há alguma resistência à mudança digital. Especialistas afirmam que a pandemia permitiu a aceleração tecnológica e que em dois meses de pandemia houve um salto equivalente a dois anos. Em poucas semanas, deixámos de poder estar juntos, de tomar o café da manhã. Deixámos de, fisicamente, estar próximos para estarmos distantes. Em poucas semanas, houve a necessidade de fazer uma súbita adaptação aos serviços e produtos, houve a necessidade de encontrar meios e soluções, houve a necessidade de refletir sobre os meios de comunicação e a gestão das equipas. Esta necessidade teve inevitavelmente impacto na organização e métodos do trabalho, na rotina e nas pessoas. Foi essencial dotar as Pessoas com as ferramentas e meios apropriados para desenvolverem as suas funções e atingirem os seus objetivos. Foi essencial aproximar quem estava longe e unir forças em tempos difíceis e instáveis. Tudo isto só foi possível graças a ti!

A ti que estiveste a fio, horas, dias, semanas, a encontrar soluções.

A ti que capacitaste os colegas para esta mudança abrupta.

A ti que tiveste a paciência de esclarecer todas as dúvidas, quando também estavas carregado delas.

A ti que conseguiste aproximar quem se sentia distante e só.

Agora mais do que nunca é importante estarmos próximos, estarmos juntos para enfrentar os desafios a que somos propostos. A MY CHANGE acredita que a diferença é feita pelas Pessoas e de Pessoas para Pessoas. Tem confiança e ambição no poder de aproximar, reinventar e introduzir a mudança na Organização, nas Equipas e nas Pessoas. Mudar é crescer, é trabalhar para alcançar algo ainda melhor.

Seguimos juntos, neste 2022!

P’la Equipa da MY CHANGE

CARTA AO RESPONSÁVEL DE COMUNICAÇÃO INTERNA | ESCUTAR E PARTILHAR

Caro(a) Responsável de Comunicação Interna,

Bom Ano!

A MY CHANGE gostaria de te felicitar pelo que contribuíste para a COMUNICAÇÃO da tua Organização em todas as suas dimensões, neste novo contexto em mutação exponencial. Uma mudança que não estava anunciada e à qual te tiveste de adaptar, com maior ou menor esforço. Conseguiste! Estás de parabéns!

Felicitamos-te porque sentiste a necessidade de promover a partilha entre todos neste contexto que nos quis afastar uns dos outros. Aproximaste a Gestão de Topo às pessoas, passando mensagens estratégicas, de confiança – “juntos vamos superar” – e, igualmente, escutaste as preocupações e anseios das pessoas. Tiveste também que promover a adaptação a novas ferramentas de comunicação (somos todos pros do TEAMS, quem diria), o que também fez cair alguns dogmas sobre o virtual. Aproveitemos agora o melhor de cada Mundo!

Parabéns também por teres conseguido incrementar a veiculação de mensagens institucionais top-down e das novas regras de relacionamento e de trabalho, pela tua influência na criação de novos momentos entre líderes e equipas, pelo teu apoio à criação de processos de partilha de conhecimento, reforçando a consciencialização de que a Comunicação é um assunto de todos na Organização.

O Mundo mudou, sem nos pedir licença. Mas não estás só. A MY CHANGE terá o maior gosto em apoiar os teus esforços de mudança: na dimensão Organização, com metodologias de envolvimento que apelam à discussão e co-construção, na dimensão Equipas, com a facilitação de eventos para se chegar a entregáveis e, na dimensão Pessoas, no reforço ao autoconhecimento de cada um e na capacitação de todos, de forma a que possamos partilhar tudo o que sentimos e queremos, e estar disponíveis para escutar genuinamente os outros.

Seguimos juntos, neste 2022!

P’la Equipa da MY CHANGE

Temos uma boca, e dois ouvidos…mas será que escutamos bem?

Muitas vezes nos referimos à importância da escuta no processo de comunicação. Muitos de nós tem uma perceção sobre se temos ou não uma boa escuta. “Temos uma boca e dois ouvidos”, “Estou-te a ouvir, continua a falar” diz o João continuando a olhar para o seu PC podem ser dois exemplos que nos deparamos no dia-a-dia. Se lhe perguntar, desde já, como está a sua escuta ativa na escala de 1 a 10 (em que 1 significa “deficiente” e 10 traduz uma “excelente escuta”) o que diria?

Se pensarmos um pouco, o processo de comunicação tem muitos variáveis. Assim, temos um emissor que pretende transmitir algo, que depois codifica em palavras, que escolhe um meio para que o recetor receba a mensagem e este a descodifique para finalmente compreender o que o emissor lhe quera transmitir. É um processo complexo.

E então como podemos definir escuta ativa? A escuta ativa é capacidade para nos focarmos completamente no que o outro diz e não diz, para entender o significado do que é dito no contexto dos desejos do outro, e de favorecer a expressão pessoal do outro.

Para entendermos melhor o que é a escuta ativa vamos socorrer-nos de algumas reflexões de quem desenvolveu este conceito, o psicólogo Carl Rogers (e de alguns comentários do consultor que vos escreve).

Carl Rogers transporta este conceito para o papel do “supervisor” ou “executivo” (diria para o líder, nos tempos mais modernos) que estará preocupado em desenvolver competências de escuta que irão ajudar os seus colaboradores a ganhar uma compreensão mais clara das suas situações (diria desafios, na linguagem mais atual), a tomar responsabilidade e a cooperarem entre si. Na designação “escuta ativa” a palavra “ativa” refere-se ao facto de quem escuta ter uma responsabilidade decisiva e tenta ativamente compreender os factos e os sentimentos daquilo que está a ouvir e, através da sua escuta, tenta ajudar o outro a expressar e a resolver por si os seus problemas (diria apelando ao pragmatismo anglo-saxónico). Escuta ativa torna claro ao “emissor” que quem o escuta valoriza tanto o significado como o sentimento por trás do que é dito (diria coerente com o facto de termos um lado mais racional e outro mais emocional). Só conseguiremos ter boa escuta se acreditarmos profundamente nos seus pressupostos, senão o “emissor” vai identificar rapidamente que o nosso comportamento será “vazio” e estéril” (diria que vai soar a “falso” e será ineficaz). Assim, escutar ativamente implica percecionarmos com profundidade os sentimentos da outra pessoa, percebermos o significado das experiências para o outro, e tentamos ver o mundo da forma que o outro vê, de forma a que a ajudarmos o outro a expressar-se plena e livremente.

Carl Rogers também refere que a escuta ativa é uma importante maneira de provocar mudanças nas pessoas e nas equipas. Quando as pessoas são alvos de uma escuta com sensibilidade, elas próprias tendem a ouvir-se a si mesmas com mais atenção o que as ajuda a tornar mais claro aquilo que estão a pensar e a sentir e, desta forma, tornam-se menos defensivas, mais abertas a incorporar outros pontos de vista e menos autoritárias. A escuta ativa reduz a ameaça de se ter as suas ideias criticadas, pelo que a própria pessoa fica mais apta a analisá-las por aquilo que elas efetivamente valem e a aprofundar a sua própria reflexão. Os membros das equipas tendem a ouvir-se mais uns aos outros, a tornarem-se menos argumentativos, e mais recetivos a novos pontos de vista.

E existem alguns benefícios para quem escuta ativamente? Sim, a escuta permite a aquisição de informação, constrói relacionamentos profundos e positivos e tende a alterar construtivamente as atitudes, representando uma experiência de crescimento.

 

Sendo a escuta ativa tão importante, como podemos desenvolver uma boa escuta ativa? Haverá coisas a fazer e coisas a evitar. Carl Rogers refere que, primeiro interessa entender como a personalidade humana se desenvolve. Todos nós temos aprendido, ao longo da nossa vida, a ver-nos de certa forma, desenvolvemos fotografias de nós próprios, algumas mais realistas e outras nem por isso. Dessa forma, existem experiências que consideramos aceitáveis e outras que não, por serem desajustadas da “nossa” fotografia, pelo que consideramos ameaçadoras.

Carls Rogers continua referindo que a escuta ativa não corresponde a uma ameaça para nós (não precisamos de nos defender), dá antes a possibilidade de explorarmos outros cenários e de concluirmos por nós próprios da sua validade e, dessa forma, estaremos em melhor posição para decidir mudar. Isto porque a escuta ativa propicia a construção de um clima que não é de crítica, nem avaliativo, nem moralizador. Ao invés, a escuta ativa cria um ambiente de igualdade, de liberdade, de permissão e de compreensão, de aceitação e caloroso. É neste contexto que a pessoa se sentirá segura para incorporar novas experiências e novos valores no seu conceito de si mesmo.

O que devemos fazer de forma a ganharmos a confiança do “emissor” no  processo de escuta. Aqui vamos socorrer-nos de um estudo realizado por Jack Zenger e Joseph Folkman para a revista HBR em 14 de julho de 2016 para 3.492 participantes num programa de desenvolvimento de executivos para se tornarem melhores coaches, denominado “O que os grandes “ouvintes” realmente fazem” (no original “What Great Listeners Actually Do”):

  1. A boa escuta (escuta ativa) é muito mais do quer ficar em silêncio enquanto os outros falam:
    1. É um diálogo de duas vias
    2. São feitas perguntas periodicamente que promovem descoberta; estas perguntas desafiam crenças de uma forma cuidadosa e construtiva; escutar em silêncio e acenar com a cabeça não dá garantias certas ao outro que a pessoa está a escutar; fazer boas perguntas dão a entender ao “emissor” que o “recetor” não só o ouviu, mas que o compreendeu bem a ponto de querer informação adicional;
  2. A boa escuta inclui interações que constroem a auto-estima da pessoa (do “emissor”):
    1. Os melhores ouvintes tornam a conversa numa experiência positiva para a outra parte, fazem a outra pessoa sentir-se apoiada e é-lhes transmitida confiança;
    2. É criado um ambiente seguro em que os assuntos e as diferenças são discutidas abertamente
  3. A boa escuta é vista como uma conversa colaborativa:
    1. Os feedbacks fluem de forma agradável, sem que alguém se torne defensivo a partir de comentários feitos; os piores ouvintes foram vistos como sendo competitivos -como que ouvindo apenas para identificar erros no racional, utilizando o silêncio para preparar a sua próxima resposta-;
    2. Os bons ouvintes podem desafiar pressupostos e estar em desacordo, mas o “emissor” sente que o “recetor” tenta ajudar, em vez de querer ganhar uma discussão.
  4. Os bons ouvintes tendencialmente dão sugestões:
    1. A boa escuta invariavelmente incluiu algum feedback fornecido de uma forma que os outros aceitem e que abriu novas possibilidades para avançar; tem a ver com a maneira como damos esse feedback ou porque aceitamos melhor sugestões que demonstraram uma boa escuta

Para entender melhor um comportamento também nos ajuda a ver o outro lado da medalha – o que não devemos fazer:

  • Interromper o outro, porque achamos que já sabemos o que outro vai dizer, pode resultar em perda da fluidez da interação e de informação valiosa
  • Fazer reformulações muito longas porque desfoca do essencial da comunicação
  • Fazer juízos de valor, críticos ou favoráveis, porque dificulta a expressão por parte do emissor
  • Atribuir uma carga emocional à mensagem porque cria barreiras ao relacionamento
  • Tentar influenciar o emissor a mudar a sua forma de ver as coisas, da maneira que o recetor a vê

Muitas vezes o “recetor” está a responder às suas próprias necessidades de fazer ver ao “emissor” o mundo da maneira que ele vê. É sempre difícil para nós tolerar e perceber ações que que são diferentes das maneiras que nós acreditamos que são as mais corretas. Se, por outro lado, nos libertarmos da necessidade de influenciar e dirigir os outros iremos permitir que escutemos para compreender, e dessa forma permitimos que o outro aprofunde as suas reflexões, ganhe consciência, decida o que quer mudar, pratique esse novo comportamento e assim cresça. E aquele que mais consistentemente ouve o outro para entender mais provavelmente será aquele que será ouvido pelos outros de uma forma ativa.

E agora reflita: como está em termos de escuta ativa, numa escala de 1 a 10?

Será que escutamos bem?

Todos sabemos que parte da receita para o sucesso de uma organização está nas suas pessoas, sendo que a comunicação que existe entre as mesmas é algo fundamental para o entendimento e estabelecimento de boas relações no trabalho. Para a comunicação ser efetiva é importante ter em atenção não apenas quem transmite a mensagem, mas também quem a recebe. Muitas vezes, caímos no erro de acreditar que a responsabilidade, quando existem falhas de comunicação, está apenas do lado de quem fala, porque nos parece óbvio que quem ouve deva prestar atenção ao que lhe transmitem. No entanto, a verdade é que grande parte da informação passada numa conversa não chega corretamente ou é mal interpretada pelo ouvinte. Deste modo, uma das ferramentas que deve ser usada, enquanto técnica de comunicação, e que se revela bastante eficaz para contornar estas questões, é a escuta ativa.

Efetivamente, a escuta ativa revela-se um poderoso ingrediente da comunicação, sendo que esta se caracteriza pela existência de abertura para com o outro durante o diálogo, pela atenção plena e por tentar entender com respeito o que a outra pessoa diz. Podemos mostrar a nossa compreensão através de uma escuta ativa que seja empática, estando atentos e pegando nas ideias dos outros para expor o nosso próprio ponto de vista, tal vai permitir que cheguemos ao fim da conversa com um grau de acordo maior do que quando não estabelecemos esta ponte de diálogo. Devemos escutar usando habilidades de inteligência emocional, mostrando interesse pelo que o outro diz, preferencialmente sem passar uma ideia de julgamento face ao que está a ser transmitido, seja algo de cariz mais utilitário ou mais emocional. Uma outra componente que pode – e deve – estar presente é a compreensão da linguagem corporal. Há sinais de comunicação não verbal que nos podem ajudar bastante a compreender o que está a ser transmitido. Devemos manter contacto visual com a pessoa, estando atentos aos seus gestos e expressões, que nos podem dizer muito mais sobre a mensagem do que imaginamos.

Usando estas dicas, sabemos que quando conseguimos praticar uma escuta ativa trazemos inúmeros benefícios para as nossas interações, não só a nível pessoal, mas também no trabalho. Também no ambiente organizacional é importante que haja uma promoção das boas relações interpessoais, quer seja com colegas, chefias ou clientes, e ser capaz de ouvir é uma das chaves para o conseguir. Praticando uma escuta ativa irá desenvolver-se uma componente de empatia entre as pessoas, o que gera mais confiança entre as mesmas, pois estas tendem a sentir-se compreendidas pelo outro. Iremos também assistir a uma diminuição dos conflitos organizacionais, uma vez que há mais informação a ser partilhada de forma apropriada, levando as pessoas a sentirem-se mais seguras e estimuladas para trabalhar em equipa.

A MY CHANGE reconhece o papel central que a escuta ativa assume na comunicação e nas interações. Sabemos que esta é uma das técnicas de comunicação a que se deve prestar mais atenção. Os líderes devem promover que as suas equipas aprendem a usar esta ferramenta, para que todos escutem devidamente os outros, e devem eles próprios pô-la em prática, mostrando-se recetivos a ouvir as preocupações e opiniões dos outros, e mostrando que vão agir sobre isso. Na MY CHANGE aplicamos esta técnica no nosso dia a dia de trabalho, quer internamente, quer na relação com clientes. Por isto, temos profissionais treinados para ensinar a pô-la em prática da melhor forma, sendo o parceiro ideal para quem quer introduzir a escuta ativa na sua vida!

Feedback construtivo, o pequeno almoço dos Campeões

Cada organização procura ter, bem definidos, os comportamentos que os colaboradores devem praticar, qual a sua performance ideal e como estes se devem posicionar face a certas temáticas, segundo determinados valores. Contudo, para as pessoas poderem, ao longo da sua permanência na organização, saber se estão a ir no caminho certo é importante que tenham algum tipo de orientação. A ferramenta ideal para lhes fornecer esta orientação é o feedback, sendo que este deve ser dado, preferencialmente, por todos os que se encontram à sua volta, sendo estes chefias, colegas ou subordinados. O feedback não é um exclusivo das chefias.

O feedback é o parecer que é dado a respeito da atuação de alguém, englobando aquilo que foi feito de maneira correta e aquilo que é preciso melhorar, repensar ou corrigir. Numa organização, saber usar esta ferramenta de forma adequada é essencial, uma vez que, a partir dela, podemos clarificar aquilo que é desejado do ponto de vista dos comportamentos, conhecer melhor quem trabalha connosco, criar um ambiente de trabalho mais positivo, partilhar aprendizagens que realizámos e melhorar resultados e avaliações, sejam estas individuais ou coletivas.

Esta ferramenta revela-se muito útil se pensarmos na margem de progressão que um indivíduo pode ter ao recebê-la. Se a usarmos corretamente, podemos ter influência direta no seu desempenho e na sua motivação, sendo que a forma correta de a usar é dando feedback construtivo. Este tipo de feedback é poderoso, uma vez que permite que a pessoa tenha consciência que o seu comportamento não foi o desejável e que precisa de corrigir alguns aspetos, com vista a melhorar a sua prestação. Neste tipo de situações, o feedback é extremamente produtivo, pois irá permitir aumentar o rendimento de alguém, fazendo com que, no futuro, aquela pessoa seja melhor e se sinta melhor no seu local de trabalho.

O feedback deve ser utilizado de forma adequada, uma vez que, se tal não for feito, pode ter um efeito devastador na motivação e empenho dos colaboradores, que em vez de sentirem que têm margem de crescimento se vão sentir com as “pernas cortadas”. Algumas formas de garantir que o feedback é, efetivamente, construtivo e não destrutivo  passam por:  (a) a escolha do momento certo –  como sabemos, o timing é tudo, assim, o feedback deve ser dado regularmente e logo após o acontecimento, para garantir que a reflexão sobre o sucedido está “fresca” e tem em conta todos os factos; (b) ser específico e objetivo – o feedback deve ser dado de forma simples, mantendo a objetividade (i.e. evitando juízos de valor), sinalizando o que se pode melhorar e como se tal se pode conseguir (i.e. dar exemplos de soluções), por fim, deve mostrar-se disponibilidade para que haja um acompanhamento; (c) escuta ativa – quando se dá feedback deve ter-se a capacidade de escutar ativamente a pessoa à qual estamos a dar o nosso parecer, devem ouvir-se os motivos da pessoa e perceber o seu ponto de vista, para que se possa analisar a situação e perceber o que se pode fazer diferente no futuro; (d) mostrar respeito – quer se esteja a elogiar ou a corrigir um comportamento, a atitude a ter face à pessoa deve pautar-se pelo respeito, mostrando empatia e não hostilidade, para que haja um ambiente favorável e de confiança; (e) adequar o tipo de feedback à situação – quando o feedback é positivo poderá ser dado em grupo , no entanto quando a situação for negativa é aconselhado que tal se faça em privado, para que a pessoa não se sinta atacada e constrangida, mas sim apoiada e compreendida.

Na MY CHANGE, percebemos a importância que o feedback tem para o desenvolvimento pessoal dos colaboradores e para a retenção de talentos numa empresa. Sabemos que, quando as pessoas têm retorno face ao seu trabalho, sentem-se mais valorizadas, o que as torna mais produtivas, passando o futuro a ser encarado de forma mais promissora. É com entusiasmo, criatividade e excelência que pretendemos treinar aqueles que capacitamos para comunicarem melhor e mais eficazmente nesta área. Pretendemos que entendam os benefícios de um feedback construtivo e que, com as ferramentas por nós fornecidas, adaptem a forma como dão feedback, tornando-a mais inspiradora. Consideramos o aprofundamento das ferramentas como o feedback um investimento seguro, que, certamente, irá garantir sucesso e retorno a qualquer empresa.

Já elogiou hoje alguém?

Cada vez mais existe a consciência de que as pessoas são uma parte importante no sucesso de uma organização. Por isso tornou-se um objetivo dos líderes que os seus colaboradores estejam satisfeitos, motivados e que queiram permanecer na empresa. Neste paradigma os líderes esforçam-se por aplicar práticas que façam os seus colaboradores sentir-se “em casa”.

Sabemos que existem várias formas de motivar as pessoas e aumentar o seu engagement, sendo os profissionais ligados aos recursos humanos fundamentais para ajudar os líderes a implementar estas políticas. Contudo, aquilo que ainda não é muito explorado, e que pode constituir uma ferramenta poderosa para uma empresa, é o poder do elogio. Está cientificamente provado que os reforços são mais eficazes para a aprendizagem e manutenção dos comportamentos desejados do que as punições. Reforçar positivamente e elogiar pode trazer inúmeros benefícios.  O que parecia ser apenas uma palavra de conforto transforma-se numa fonte inspiradora e de motivação, que permite o crescimento e desenvolvimento de alguém, enquanto pessoa e profissional. Ver os esforços, competências e iniciativas apreciados é algo que nutre, nas pessoas, sentimentos positivos, uma vez que todas sentem necessidade de pertença e reconhecimento. Os próprios ficam mais satisfeitos e existe potencial de ampliação, pois são também dados sinais positivos a todos os colegas do “elogiado”.

Os benefícios do elogio podem ser vistos a nível da produtividade, da motivação, mas também das relações que são estabelecidas no trabalho, com colegas e chefias. Estas relações são uma parte fundamental da vida nas organizações, sendo que se as mesmas tiverem práticas e um ambiente propicio a que se elogie o outro, todos podem acabar por ganhar com isso. Efetivamente, não se deve apenas promover o elogio vertical, ou seja, das chefias para os colaboradores, deve também fazer-se uma aposta na promoção do elogio entre colegas, uma vez que, se esta prática for recorrente, no fim da linha todos acabam por se sentir mais reconhecidos e motivados, sentindo-se uma melhoria notória no ambiente e nos resultados obtidos.

No entanto, ao contrário do que poderia parecer, o elogio é uma ferramenta que tem que ser usada com cautela, pois se não for bem colocado poderá trazer consequências indesejáveis. Quando se elogia devem evitar-se alguns aspetos, tais como as comparações diretas entre colegas ou o colocar-se a fasquia demasiado elevada sobre alguém, ou colocar-se um foco demasiado forte numa pessoa. Estas situações podem, na verdade, causar mais problemas do que ganhos, uma vez que quem é comparado com a pessoa que é elogiada se pode sentir inferiorizado face à outra pessoa. No caso da fasquia demasiado elevada, os colaboradores podem começar a sentir demasiada pressão sobre os seus ombros, o que os pode inibir e prejudicar a nível do desempenho e da qualidade no trabalho. Assim, o importante é arranjar um equilíbrio, sabendo usar o elogio de forma adequada e que sirva tanto o indivíduo como a equipa.

A MY CHANGE acredita profundamente que as pessoas devem ser reconhecidas pelo seu mérito. Estamos convictos que, num mundo em constante mudança, a adaptação às necessidades das pessoas é fundamental para uma empresa se manter saudável e competitiva. Assim, as empresas que têm uma estrutura mais “tradicional” podem obter mais benefícios se começarem a adaptá-la e a torna-la mais flexível, nomeadamente nas relações que se estabelecem com as pessoas e no ambiente que se cria para que os elogios aconteçam. Implementar a prática do elogio é usar uma ferramenta chave para se ter profissionais mais satisfeitos, felizes e que atingem mais frequentemente os objetivos.

Atitude assertiva – porque não a praticamos mais vezes?

A comunicação é um pilar essencial nos relacionamentos que estabelecemos com as pessoas que nos são próximas. Cada um de nós dá primazia a uma atitude de comunicação, quer seja inconsciente quer porque as nossas experiências nos fazem comunicar daquela forma. Por outro lado, o modo como comunicamos tem muita influência nos resultados que obtemos, nomeadamente em contexto organizacional.

Nas empresas surgem, diariamente, situações complexas às quais se tem que dar resposta. A atitude que se adota pode ser diferente: pode-se desistir do problema, reagir de forma agressiva, ser impulsivo, esconder o que se está a sentir ou dizer aquilo que acreditamos que querem ouvir de nós.

Todos os casos mencionados anteriormente são exemplos de atitudes de comunicação ineficazes. Assim, podemos identificar três estilos que podem comprometer os resultados do nosso trabalho a curto, médio e/ou longo prazo: o estilo agressivo, o estilo passivo e o estilo manipulador. As pessoas que optam por adotar uma postura agressiva, procuram impor aos outros os seus pensamentos, sentimentos e crenças pessoais, acabando, muitas vezes, por infringir os direitos dos outros e até mesmo originar agressividade, prejudicando as relações interpessoais. Quem adota um estilo manipulador visa atingir os seus objetivos pessoais através da exploração do outro e consequente perda da sua credibilidade perante colegas e até mesmo chefias. Por fim, quem opta pela passividade não consegue expressar-se e procura evitar o conflito, bloqueando ideias que poderiam gerar conflitos construtivos e o crescimento da empresa.

Qualquer um dos estilos mencionados traz desvantagens e não permite responder eficazmente às exigências organizacionais. Devemos, isso sim, desenvolver atitudes que permitam maior eficácia a nível dos relacionamentos interpessoais e do trabalho propriamente dito, sendo a postura assertiva o estilo de comunicação preferencial. Manifestar uma atitude assertiva permite-nos expressar pensamentos e crenças pessoais de um modo honesto, direto e apropriado (com uma atitude profissional e/ou negocial). Um outro ponto relevante é a postura corporal: assertividade significa manter o corpo direito, firme, mas não rígido, colocar adequadamente a voz e procurar olhar diretamente para a pessoa com quem se está a falar. Através deste comportamento conseguimos mostrar aos outros que respeitamos os seus direitos, ao mesmo tempo que fazemos uma defesa dos nossos próprios direitos.

A MY CHANGE acredita na comunicação como uma das bases mais sólidas para uma organização atingir o sucesso. Procuramos, através da capacitação, promover a mudança de estilos de comunicação disruptivos para um maior uso da atitude assertiva. Apoiamo-nos em técnicas para fazer aprender alguns comportamentos: mostrar empatia, questionar de forma positiva, aprender quando usar questões abertas e fechadas, escutar assertivamente, usar afirmações com um cunho pessoal e ser claro e conciso, entre outros. Estes são pontos relevantes que fazem a diferença, podendo a comunicação ser a chave para se conseguir um bom ambiente de trabalho e mesmo para fechar um negócio.

Ganhar tempo e energia

“Não tenho tempo para nada”, “não consigo acabar o trabalho a tempo” ou “não consigo chegar a casa a horas decentes” são frases que, certamente, não são estranhas a quem trabalha numa organização. Todos já fizemos ou ouvimos estes comentários, o que demonstra que a gestão de tempo é um tópico ao qual se deve dar importância.

Embora o tempo seja um recurso escasso e sem paragens cuja passagem não podemos controlar, podemos gerir a forma como o utilizamos. A nível pessoal, a má gestão do nosso tempo pode trazer consequências negativas, como o aumento do stress e emoções como a raiva ou frustração. Quem trabalha numa empresa – e não gere bem o seu tempo – pode vir a confrontar-se com perda de oportunidades, baixa produtividade, baixa qualidade do trabalho e danos em algumas relações interpessoais dentro da organização. Além disto, o tempo e a sua gestão podem dar origem a conflitos no seio do trabalho, que podem estender-se ao equilíbrio trabalho-família.

Tendo todos estes aspetos em conta, é de fácil entendimento que o desenvolvimento de competências relacionadas com a gestão de tempo se torna crucial para que possamos diminuir riscos e otimizar os benefícios resultantes da boa utilização deste recurso. Para que as pessoas possam melhorar as suas capacidades nesta temática, é necessário que primeiro entendam alguns conceitos básicos, métodos e estratégias que podem aplicar. Uma das primeiras é a priorização, isto é, categorizar as tarefas e dar prioridade às mesmas, por exemplo segundo esta classificação: Importantes e Urgentes; Importantes e Não Urgentes; Não Importantes e Urgentes; Não Importantes e Não urgentes. Outra estratégia é a de identificação e contorno dos cronófagos, ou seja, dos fatores que nos fazem desperdiçar tempo, como a procrastinação. A definição de objetivos SMART, tem também um papel importante na gestão de tempo, uma vez que torna os nossos objetivos mais claros e concisos, sabendo-se exatamente o que há para fazer. Estes são apenas três exemplos simples do que se pode fazer quando estamos a desenvolver competências em gestão de tempo.

A MY CHANGE sabe que a organização pessoal e gestão do tempo é uma competência valorizada pelas organizações, para ser adquirida a capacidade de planear o melhor e mais eficazmente possível o tempo, com vista a ser mais produtivo. O próprio colaborador também valoriza esta competência, uma vez que lhe vai permitir ter uma maior satisfação, sentimento de concretização e menores níveis de ansiedade no trabalho. Deste modo, através das nossas ações de capacitação nesta temática procuramos que todos entendam a importância da gestão de tempo, nomeadamente a nível de: (a) metodologias para a  otimização ocorrer; (b) melhor organização do espaço pessoal; (c) saber tirar proveito do planeamento e delegação de tarefas; (d) aumentar a produtividade (melhorando a sua performance e o seu equilíbrio trabalho-família). Colocamos o foco no compromisso com a eficácia pessoal e profissional, o qual irá permitir o crescimento e o sucesso daqueles com quem trabalhamos.

A importância das soft skills

O paradigma da gestão tem vindo a alterar-se nas últimas décadas. Aquilo que era considerado o mais fundamental há uns anos – hard skills ou conhecimentos técnicos – não é, atualmente, visto como suficiente, sendo necessário algo diferenciador e que mantenha as pessoas em linha com as exigências do mercado competitivo atual. É nesta ótica que somos remetidos para a consciencialização de que o desenvolvimento pessoal e das soft skills individuais é algo cada vez mais crucial.

As soft skills são competências comportamentais, que remetem para a forma como as pessoas interagem/se relacionam com as outras e para a forma como agem face a certas temáticas e encaram o trabalho. Estas podem parecer menos relevantes, mas no fundo são aquelas que, muitas vezes, permitem distinguir os melhores profissionais. Se X trabalhadores de uma empresa tiverem a mesma formação técnica e o mesmo nível de qualificação, há que haver algo mais que os diferencie, sendo as soft skills a chave para o fazer.

As mudanças que ocorrem atualmente nas empresas, a uma velocidade cada vez maior, são muitas vezes geradoras de incertezas e ambiguidade, levando a que haja uma maior complexidade nos contextos em que as pessoas têm que trabalhar. Assim, soft skills como adaptação, resiliência e flexibilidade tornam-se imperativas. Os líderes e colaboradores que forem capazes de as demonstrar serão, certamente, aqueles mais capacitados para resolver problemas e aqueles que são vistos como mais competentes e merecedores de recompensas. Há muitos mais exemplos de sotf skills que podemos mencionar, e que têm a sua relevância justificada quase intuitivamente. As mais debatidas são:  empatia, boa comunicação, liderança, motivação, trabalho em equipa e organização e gestão de tempo.

Há uma tendência para assumir que as soft skills mencionadas anteriormente estão apenas ligadas aos traços de personalidade dos indivíduos e que, por isso, são habilidades inatas. Contudo, há vários estudos, nomeadamente na área da psicologia organizacional, que mostram que estas capacidades podem ser treinadas e aperfeiçoadas, levando a melhores resultados. Por exemplo, há técnicas de comunicação que podem ser ensinadas, levando a pessoa a comunicar de forma mais efetiva. O mesmo se passa com a liderança e a motivação. Há um enorme campo de exploração daquilo que se pode fazer para ensinar as pessoas a conhecer melhor a sua equipa, levando-as a trabalhar com a mesma de forma mais eficaz, através de ações como, por exemplo, o team building.

A MY CHANGE reconhece potencial de crescimento em cada colaborador e em cada líder, sabendo que todos, desde que capacitados da forma certa e com as ferramentas adequadas, podem aprender as soft skills necessárias para serem bem-sucedidos. Acredita, também, na sua capacidade de transmitir e fazer apropriar essas competências através de ações de treino, de coaching e de counselling, entre muitos outros dispositivos de capacitação.  Os clientes da MY CHANGE vão ver os resultados de forma concreta, não só na forma como os seus colaboradores trabalham no dia a dia, mas também no seu bem estar e na sua produtividade e, consequentemente, no sucesso da empresa.

Feedback: a ferramenta poderosa do Líder

Muitas vezes, no mundo organizacional, há uma tendência para desvalorizar o papel do líder, atribuindo-se um certo facilitismo ao trabalho de quem está numa posição de maior poder. A verdade é que este enviesamento não é correto, não podemos encarar a liderança (com tudo o que esta implica) de ânimo leve. Esta, quando é encarada de forma efetiva, tem uma enorme influência em todos os processos de uma organização, tendo o líder um papel crucial na mesma. Uma das responsabilidades do líder é procurar novas alternativas, ferramentas e soluções para poder fazer uma melhor gestão das suas equipas. Uma destas ferramentas, com um caráter poderoso, é o Feedback.

O Feedback prende-se com o parecer que é dado a respeito do trabalho de alguém, englobando aquilo que foi feito de maneira correta e aquilo que é preciso melhorar, repensar ou corrigir. Numa organização, saber usar esta ferramenta de forma adequada é essencial, uma vez que, a partir dela, podemos conhecer melhor os nossos colegas, criar um ambiente de trabalho mais positivo, partilhar aprendizagens que realizámos e melhorar resultados, sejam estes individuais ou coletivos.

Refere-se o uso do Feedback “de forma adequada”, uma vez que, nem todos os líderes estão, à partida, capacitados para o fazer bem. Para fornecer um bom Feedback a um colaborador há que ter vários aspetos em conta. É necessário saber usar técnicas de comunicação de forma apropriada, dar um Feedback regular, ter total transparência, saber avaliar o estado emocional do colaborador nesse momento (pois tal irá comprometer a forma como este recebe a informação) e não estar fechado a ouvir opiniões alheias.

O último ponto referido merece especial atenção se considerarmos que, por vezes, muitos líderes não têm a capacidade de se autocriticar, nem a maturidade suficiente para receber, analisar e agir face às críticas que lhes são feitas. É importante, para que o Feedback seja efetivo, que este não funcione num canal de comunicação com uma via única, leia-se que não seja apenas do líder para o subordinado. Enquanto líder, há que saber dar voz àqueles que se querem expressar e que, muitas vezes, podem trazer críticas construtivas que tornem o trabalho mais eficaz. Outro aspeto que não pode ser esquecido prende-se com o facto de, em grande parte das ocasiões, os subordinados terem uma visão mais estreita e aprofundada sobre algumas temáticas. Sendo a visão do líder mais ampla, pois este tem sob a sua alçada um maior número de assuntos, é importante que este oiça aqueles que estão mais próximos dos acontecimentos, dando aso a trocas de opiniões que lhe permitirão chegar a soluções para implementar melhorias contínuas. Contudo, este trabalho de escuta ativa por parte do líder pode não ser natural, necessitando, muitas vezes, de treino e preparação.

É pertinente referir que, além das questões já mencionadas, há outros aspetos que podem influenciar o Feedback e os resultados do mesmo. Há pequenos truques que, se forem aprendidos pelos líderes, irão fazer toda a diferença, como por exemplo, o facto de o Feedback ser dado num local calmo, familiar e sem interrupções de terceiros.

 

Deste modo, e por perceber que muitos líderes ainda se “atrapalham” quando têm que por esta ferramenta em prática, a MY CHANGE aposta numa capacitação para líderes que pretendam aprender a tornar a prática do Feedback mais objetiva e mecânica no seu dia a dia, reduzindo o nervosismo de ambas as partes nestes momentos. Consequentemente, melhorando o Feedback, será possível que se melhorem ações futuras, levando a melhores resultados para a organização. Na MY CHANGE, percebemos a importância que o Feedback, por parte dos líderes, tem para o desenvolvimento pessoal dos colaboradores e para a retenção de talentos numa empresa. Sabemos que, quando as pessoas sentem um retorno face ao seu trabalho, estas se sentem mais valorizadas, o que as torna mais produtivas, passando o futuro a ser encarado de forma mais promissora. É com entusiasmo, criatividade e excelência que pretendemos treinar aqueles que capacitamos para comunicarem melhor e mais eficazmente nesta área.

 

Pretendemos que se entendam os benefícios de um Feedback efetivo e que, com as ferramentas por nós fornecidas, os líderes adaptem o seu estilo de liderança, tornando-o mais inspirador. Tal facto fará com que os colaboradores fiquem mais motivados e comprometidos com a organização, bem como se tornem mais fiéis ao líder. Sabemos que liderar é um desafio constante, para o qual é preciso ter perspicácia, mas também empatia. Deste modo, consideramos o aprofundamento das aprendizagens sobre ferramentas como o Feedback um investimento seguro, que, certamente, irá garantir sucesso e retorno a qualquer empresa que nele aposte.